ถูกต้อง ฉับไว กสพ.พร. ยุคใหม่ ส่งมอบทรัพย์สินพร้อมทะเบียน

ชื่อผลงาน (Best Practice) ถูกต้อง ฉับไว กสพ.พร. ยุคใหม่ ส่งมอบทรัพย์สินพร้อมทะเบียน

คำสำคัญ  ทะเบียนคุมทรัพย์สิน , โปรแกรมลงทะเบียนควบคุมทรัพย์สิน NMDeSupply

1. เกริ่นนำ

กระบวนการ/วิธีการดำเนินงานในอดีต

การควบคุมพัสดุเป็นส่วนหนึ่งของการบริการงานพัสดุ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ทราบถึงจำนวนพัสดุที่หน่วยงานมีไว้ใช้ในราชการ โดยการจัดทำบัญชีหรือทะเบียนคุม จำแนกรายการตามประเภทและชนิดของพัสดุซึ่งต้องทำหลักฐานการรับ/จ่ายพัสดุไว้เพื่อประกอบการควบคุมและตรวจสอบ เป็นข้อมูลการบริหารต้นทุนการผลิตของหน่วยงาน ประวัติการบำรุงดูแลรักษา ทำให้ทราบว่าพัสดุใดหากใช้ต่อไปจะทำให้ศูนย์เสียค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซม หรือพัสดุใดหมดความจำเป็นก็ควรทำการจำหน่ายต่อไป

สำหรับกรมแพทย์ทหารเรือ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ นขต.พร. และหน่วยแพทย์ปฐมภูมิ ทร. ครุภัณฑ์ของหน่วย ที่หน่วยจัดหามาด้วยวิธีต่างๆ จะมีขั้นตอนการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินและการจำหน่ายบัญชีครุภัณฑ์ในแต่ละสายเทคนิค เมื่อหน่วยได้รับครุภัณฑ์มาใช้ราชการ จะต้องลงบันทึกทะเบียนคุมทรัพย์สินแล้วรวบรวมเอกสารหลักฐานเสนอขอขึ้นทะเบียนคุมทรัพย์สินตามลำดับชั้นจนถึง หน่วยเทคนิคที่รับผิดชอบ เพื่ออนุมัติขึ้นทะเบียนคุมทรัพย์สินและบันทึกรับรู้ไว้เป็นหลักฐานแล้วแจ้งให้หน่วยที่ครอบครองพัสดุ เขียน/พิมพ์รหัสหมายเลขทะเบียนครุภัณฑ์กำกับที่พัสดุนั้นๆ เพื่อควบคุมพัสดุไว้ใช้ราชการและรองรับการตรวจสอบจากเจ้าหน้าที่พัสดุของหน่วย เจ้าหน้าที่ตรวจสอบพัสดุประจำปีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบการควบคุมภายในของ พร.และจากผู้ตรวจสอบจากหน่วยงานภายนอก เช่น สตน.ทร.และ สตง.รวมจนถึงการจำหน่ายพัสดุออกจากบัญชี นับเป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงรอบการส่งกำลังแต่มีความสำคัญและความสัมพันธ์กับขั้นตอนอื่นๆ เป็นอย่างมาก รวมถึงการควบคุมทางระบบบัญชีทั้งทางระบบการตรวจสอบครุภัณฑ์ด้วยเอกสารที่หน้างานและทางอิเลคทรอนิคส์ โดยเฉพาะการโอนศูนย์ต้นทุนของหน่วยเทคนิคมายังหน่วยที่ได้รับพัสดุครุภัณฑ์ ซึ่งหน่วยฯ ต้องตรวจสอบให้มีความถูกต้องและเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

การจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน ดังที่ได้กล่าวแล้ว ตาม พ.ร.บ.การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 และหนังสือคณะกรรมการว่าด้วยการพัสดุ (ด่วนที่สุด) ที่ กค(กวพ) 0408.4/ว 129 ลง 20 ต.ค.2549 เรื่องการลงทะเบียนควบคุมพัสดุของทางราชการ รวมถึง ระเบียบ ข้อบังคับอื่นๆ ของทางราชการเมื่อหน่วยงานได้รับพัสดุมาใช้ราชการ ไม่ว่าจะได้มาด้วยวิธีใด ก็ตาม (งบประมาณ นอกงบประมาณรับบริจาคเป็นของและจัดทำขึ้นเอง) ที่มีลักษณะคงทนถาวรมีอายุการใช้งานเกินกว่า 1 ปีต้องมีการควบคุมและเก็บรักษา ให้หน่วยครอบครองดำเนินการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินของพัสดุนั้น ๆ จำนวน 1 ชิ้นหรือชุดต่อ 1 ทะเบียน (ทะเบียนคุมทรัพย์สินหน้า 1 และประวัติการซ่อมทำ หน้า 2) ซึ่งการบันทึกข้อมูลในทะเบียนคุมทรัพย์สิน มีรายละเอียดที่ผู้บันทึกต้องมีความรู้ความเข้าใจในข้อมูลเฉพาะของครุภัณฑ์นั้น ซึ่งจากการตรวจสอบการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินของหน่วย พบข้อผิดพลาดในการดำเนินการ เนื่องจาก หน่วยขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่องดังกล่าว ส่วนหนึ่งเกิดจากขาดบุคลากรในการดำเนินการ หรือมีการโยกย้ายบุคลากรที่รับผิดชอบงานพัสดุ การถ่ายทอดองค์ความรู้ไม่ต่อเนื่อง อีกทั้งบางหน่วยมีปัญหาด้านพัสดุสะสมมาเป็นเวลานาน ทำให้การควบคุมพัสดุ ซึ่งเป็นทรัพย์สินสำคัญของหน่วย ขาดความสมบูรณ์ ไม่ครบถ้วน ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน หน่วยไม่สามารถนำข้อมูลพัสดุทรัพย์สินมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในการบริหารจัดการได้ เพื่อให้การแก้ไขปัญหางานควบคุมพัสดุ (ทะเบียนพัสดุ) ของหน่วย และสร้างความพึงพอใจต่อหน่วยผู้ครอบครองพัสดุ กสพ.พร.จึงได้จัดกิจกรรมเชิงรุก เข้าเยี่ยมหน่วยผู้ครอบครองพัสดุในปี งป.58 และปี งป. 59 เพื่อประเมิน รวบรวมปัญหาต่าง ๆ ที่พบในการดำเนินงานควบคุมพัสดุ รวมทั้งให้คำแนะนำและแก้ไขปัญหาที่หน้างานของแต่ละหน่วย โดยใช้หลักการเข้าเยี่ยมสำรวจ การดำเนินการในรูปแบบเพื่อนช่วยเพื่อน เพื่อทำความเข้าใจกับผู้รับผิดชอบงานพัสดุของหน่วย ว่าการดำเนินการด้านการควบคุมพัสดุ (ทะเบียนคุมทรัพย์สิน) นอกจากไม่ใช่เรื่องที่ดำเนินการยากแล้ว ยังมีความสำคัญอย่างมากกับหน่วย ในการนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ประโยชน์ในการพัฒนาหน่วยได้

สภาพทั่วไป

จากการดำเนินการโครงการต่อเนื่องปี งป.58 และปี งป. 59 เข้าเยี่ยมสำรวจและให้คำแนะนำงานทะเบียนคุมทรัพย์สิน ที่ผ่านมาพบว่า นขต.พร.และหน่วยแพทย์ ทร.ยังจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินไม่ถูกต้องถึงแม้จะให้ความรู้ รวมถึงตรวจเยี่ยมให้คำปรึกษาเป็นรายหน่วยแล้วก็ตามประกอบกับปัญหาเดิม คือการย้ายสับเปลี่ยนของกำลังพลผู้รับผิดชอบงานพัสดุของหน่วย จึงทำให้ปัญหาด้านจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินไม่ถูกต้องยังเกิดขึ้น เพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว กบ.พร. กสพ.พร.และ กวส.พร. จึงร่วมมือกันในการจัดทำโครงการพัฒนาโปรแกรมลงทะเบียนควบคุมทรัพย์สินของ พร. ที่เรียกว่า NMDeSupply ขึ้นเพื่อให้สามารถบริหารจัดการข้อมูลด้านครุภัณฑ์ที่ถูกต้องจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินได้ถูกต้อง ครบถ้วน ตามที่ กวพ.และกรมบัญชีกลางกำหนด โดยโปรแกรม NMDeSupply ได้เริ่มใช้ตั้งแต่ เดือนตุลาคม 2559 และในส่วนของ กสพ.พร.ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบการทำทะเบียนคุมทรัพย์สินสายแพทย์ ของ นขต.พร.และหน่วยแพทย์ ทร.ได้ให้คำแนะนำในการใช้โปรแกรม NMDeSupply รวมถึงตรวจสอบและประเมินผลการใช้งานตั้งแต่เดือนตุลาคม 2559 มาจนถึง เดือนสิงหาคม 2561 พบว่ายังเกิดปัญหาหลัก 2 ประการ โดยแยกเป็น

1.  การลงบันทึกรายละเอียดการได้มาของครุภัณฑ์ในโปรแกรม NMDeSupply ผิดพลาด เช่น การลงวันที่รับของไม่ลงวันที่กรรมการมาตรวจรับแต่ไปลงวันที่ของมาส่งจึงทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนในการลงวันที่คำนวนค่าเสื่อมและไม่สอดคล้องกับคำแนะนำของ สตง.หรือมติการสั่งการของ กบ.ทร.,การไม่ระบุหมายเลขประจำเครื่องมือ (S/N) ตราอักษร (รุ่น/แบบ) รวมถีงการไม่ลงบันทึก รหัส สินทรัพย์ ตามที่ กสพ.พร.แจ้งให้หน่วยทราบ เป็นต้นประการที่

2. หน่วยเบิกไม่ทำบันทึกขออนุมัติขึ้นทะเบียนครุภัณฑ์สายแพทย์ให้ทราบและอนุมัติขึ้นทะเบียน ทำให้การกระทบยอด การจ่ายครุภัณฑ์ไม่สัมพันธ์กับรายงานครุภัณฑ์ประจำปี หรือ ไม่สัมพันธ์กับรายงานทางบัญชีของกองการเงิน พร.

ลักษณะสำคัญของวิธีหรือแนวทางปฏิบัติที่เป็นเลิศ

1. การพัฒนาการดำเนินการทำทะเบียนควบคุมทรัพย์สิน ของพร. บนพื้นฐานที่สำคัญคือทำให้ถูกระเบียบ ข้อบังคับ ของทางราชการและตอบสนองยุทธศาสตร์ ทร. และ พร.

2. การพัฒนาระบบบริหารจัดการและการประสานความร่วมมือจากทีม กบ.พร. กสพ.พร.และ กวส.พร. พัฒนาโปรแกรมลงทะเบียนควบคุมทรัพย์สินของ พร. ที่เรียกว่า NMDeSupply โดยพัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง (CQI) เป็นวงจร PDCA เพื่อให้หน่วยมีการควบคุมดูแลครุภัณฑ์ที่ครอบครองให้คงอยู่และสามารถตรวจสอบสถานภาพของครุภัณฑ์นั้นๆ ได้อย่างถูกต้อง

3. มีการรับฟังความคิดเห็นจากหน่วยและทบทวนปัญหาที่เกิดขึ้นถึงความไม่สมบูรณ์ของการบันทึกทะเบียน ควบคุมทรัพย์สิน จึงนำระบบ Lean มาใช้เพื่อลดความคลาดเคลื่อนของข้อมูลในทะเบียนทรัพย์สิน และลดระยะเวลาที่หน่วยจัดทำ

วัตถุประสงค์ของวิธีหรือแนวทางปฏิบัติที่เป็นเลิศ

1.  เพื่อให้หน่วยที่ พร.จัดหาพัสดุ(ครุภัณฑ์)สายแพทย์ใน งป.62 มีทะเบียนคุมทรัพย์สิน ข้อมูลในทะเบียนครบถ้วนถูกต้องตามระเบียบที่กำหนด
2.  เพื่อให้มีทะเบียนคุมทรัพย์สิน พร้อมกับพัสดุตรงตามบัญชี
3.  เพื่อเพิ่มความพึงพอใจแก่หน่วยผู้ครอบครองพัสดุ(ครุภัณฑ์)ให้มีความสะดวกในการปฏิบัติงานถึงแม้มีการย้ายสับเปลี่ยนของกำลังพลก็ไม่มีผลกระทบและสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องและตรงตามบัญชี

เป้าหมาย

ตัวชี้วัดเชิงปริมาณ ทุกหน่วยที่ พร.จัดหาพัสดุ(ครุภัณฑ์)สายแพทย์ งป.62 มีทะเบียนคุมทรัพย์สินครบ 100 % ตรงตามบัญชี
ตัวชี้วัดเชิงคุณภาพ หน่วยครอบครองพัสดุ(ครุภัณฑ์)สายแพทย์ งป.62 มีข้อมูลของทะเบียนมีความครบถ้วน ถูกต้อง

2. Flow Chart (แผนภูมิ) เปรียบเทียบแนวปฏิบัติแบบเดิม และแนวปฏิบัติแบบใหม่ (สำคัญ)

3. ผลการดำเนินการ (สำคัญ)

ขั้นตอนที่ 1 วิเคราะห์ปัญหาการดำเนินงาน โดยจัดประชุมเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในหน่วยงาน
ขั้นตอนที่ 2 ปรับระบบการปฏิบัติงานของ กสพ.พร.เพื่อรองรับการพัฒนาระบบบริหารสินทรัพย์ของ ทร.ให้มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 3 ปรับขั้นตอนการควบคุมครุภัณฑ์ตั้งแต่การส่งมอบครุภัณฑ์ให้หน่วยโดยการบันทึกและจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน(ครุภัณฑ์)ส่งมอบให้หน่วยพร้อมครุภัณฑ์ที่หน่วยมารับ จาก กสพ.พร.
ขั้นตอนที่ 4 เก็บรวบรวมข้อมูล ปัญหาการปฏิบัติงาน เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไข

ระบุผลการดำเนินงานตามเป้าหมาย-ตัวชี้วัดที่กำหนดทั้งเชิงปริมาณ และ/หรือคุณภาพ

รายการตัวชี้วัด

ก่อนปรับระบบ

หลังปรับระบบ

ระยะเวลาในการควบคุมครุภัณฑ์

1-6 เดือน

1 วัน

ความถูกต้องของการดำเนินงานการขึ้นทะเบียนครุภัณฑ์สายแพทย์

70%

100%

ความพึงพอใจของหน่วยเบิก ต่อการบริการ ด้านกระบวนการ

100% (1ต.ค.61-20มี.ค.62)

เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนของการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินที่ปรับใหม่แล้ว ส่งผลให้หน่วยที่ พร.จัดหาพัสดุ(ครุภัณฑ์)สายแพทย์ใน งป.62 มีทะเบียนคุมทรัพย์สิน ข้อมูลในทะเบียนครบถ้วนถูกต้องตามระเบียบที่กำหนด

4. บทเรียนที่ได้รับ

1. มีการนำข้อมูลที่สำคัญมาใช้ในการตัดสินใจแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างผู้ปฏิบัติงานจริงถึงความคลาดเคลื่อน แก้ไขปัญหา และการพัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง (CQI) เป็นวงจร PDCA เพื่อให้บรรลุตามเป้าหมาย
2. ผู้ครอบครองพัสดุพยายามทำความเข้าใจในการทำทะเบียน แต่ยังมีความคลาดเคลื่อนในการลงข้อมูล โปรแกรม NMDeSupply ทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพ กสพ.พร.ซึ่งเป็นผู้ตรวจสอบการทำทะเบียนคุมทรัพย์สิน จึง ใช้ระบบ Lean มาบริหารจัดการเพื่อให้ทะเบียนคุมทรัพย์สินที่ถูกต้องครบถ้วน
3. งป.62 พัสดุ(ครุภัณฑ์)สายแพทย์ มีข้อมูลในทะเบียนครบถ้วนถูกต้อง ตรงตามบัญชีพร้อมไว้ใช้ราชการและรองรับการตรวจสอบจากหน่วยภายในและภายนอก

5. ปัจจัยความสำเร็จ

1. เป็นระเบียบ ข้อบังคับ ของทางราชการเมื่อหน่วยงานได้รับพัสดุมาใช้ราชการ ที่มีลักษณะคงทนถาวรต้องมีการควบคุมและเก็บรักษา ดำเนินการจัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินของพัสดุนั้น
2. ผู้บริหาร สนับสนุน และมีการประสานร่วมมือกับทีมหลักที่สำคัญ
3. กสพ.พร. ให้ความช่วยเหลือ และเป็นพี่เลี้ยงให้หน่วยผู้ครอบครองพัสดุ(ครุภัณฑ์)สายแพทย์ มีทะเบียนคุมทรัพย์สินที่ถูกต้องครบถ้วน

6. การเผยแพร่/การได้รับการยอมรับ และ/หรือรางวัลที่ได้รับ

1. มีการจัดการประชุมทำความเข้าใจ……
2. นำเสนอในการประชุมงานส่งกำลังให้กับบุคลากรที่ปฏิบัติงานด้านพัสดุในสถานพยาบาลปฐมภูมิ ทร.
3. บรรยายเชิงปฏิบัติการให้กับผู้ที่ปฏิบัติงานในสถานพยาบาลปฐมภูมิ ทร. ที่ จังหวัดอยุธยา

7. ภาคผนวก (ร่องรอย หลักฐาน ภาพถ่าย ชิ้นงาน ฯลฯ)

612 total views, 4 views today

About น.อ.หญิงจันทิมา บำรุงภักดี

View all posts by น.อ.หญิงจันทิมา บำรุงภักดี →

ใส่ความเห็น